Se ho ben capito la questione, non sei interessato a mettere in piedi una cronaca "privata", ma a creare un evento pubblico una tantum.
Per quanto riguarda il regolamento da utilizzare, non è che sia un grande esperto in campo, perciò, al massimo, ti posso consigliare di sbirciare il catalogo della
White Wolf ed adattare i regolamenti ufficiali al tipo di evento in questione.
Ma su questo, sono sicuro, altri saranno più informati di me.
Per quanto riguarada permessi ed autorizzazioni, nel caso in cui il live che intendi fare sia pubblico, ti posso consigliare di appoggiarti ad una associazione. Mi spiego meglio.
Se pensi che questo live sia unico, credo che ti convenga cercare l'appoggio di qualche associazione riconosciuta (non a scopo di lucro) che sia interessata all'argomento, oppure di un Centro di Aggregazione Giovanile. In questo modo la parte burocratica spetterà solo in minima parte a te.
Se invece pensi che questo live sia il primo di una lunga serie, ti conviene riunire i tuoi amici e costitutirvi in associazione (con tanto di registrazione ecc ecc). In tal caso, posso consigliarti di fare la prima partita appoggiandoti ad un'associazione già attiva e, dopo aver visto come vanno le cose, costitutirne una vostra.
Ci vuole un po' di pazienza, ma ci si riesce: preparati solo a lunge e frequenti visite all'Assessorato per le Politiche Giovanili della tua città.
In ogni caso, se sei interessato a questa opzione, puoi contattarmi privatamente, dato che sono segretario e socio fondatore di un'associazione senza scopo di lucro (e mi sono fatto talmente tanti viaggi tra gli uffici comunali e provinciali che anche i portinai mi danno del tu

).
Spero di essere stato utile